Telefon-Assistent: Komfortabel und effizient telefonieren

Der „Telefon-Assistent“ im Modul „Nachrichten/Notizen“ erhöht den Telefonkomfort und steigert die Effizienz Ihrer Kanzlei. Die Anbindung des „Telefon-Assistenten“ an die Adressverwaltung verschafft Ihnen während des Telefonats Einsicht in die Adressdaten des Anrufers. Sie können aus der Adressverwaltung direkt einen Anruf starten. Wahlwiederholungen durchführen, Vorwahlnummern von Telefondienstleistern zuordnen und aktenbezogene Telefonate führen.

Der „Telefon-Assistent“ erhöht den Komfort bei eingehenden und ausgehenden Telefonaten. So kann beispielsweise bei eingehenden Anrufen automatisch das „Adressfenster“ oder mit den Daten des Anrufenden geöffnet werden (wenn eine Rufnummerübertragung erfolgt und zu dieser Rufnummer eine Adresse gespeichert ist).

Mit dem „Telefon-Assistenten“ können auch Telefonnummern direkt aus dem „Adressfenster“ per Mausklick gewählt werden.

Aktenbezogene Telefonate führen

Wenn Sie mit dem „Telefon-Assistenten“ ein aktenbezogenes Telefongespräch einleiten, können Sie dieses Telefonat einer ausgewählten Aktennummer zuordnen. Die erneute Eingabe der Aktennummer am Telefonapparat entfällt, was Zeit spart.

Telefonnotiz

Wahlweise kann bei einem eingehenden Anruf automatisch die „Telefonnotiz“ gestartet und mit den bereits vorhandenen Adressdaten des Anrufenden aus RA MICRO ausgefüllt werden. Über die MS Outlook Schnittstelle kann direkt ein Rückruf eingeleitet werden (ab MS Outlook 2000).
Anrufe, zu denen keine Adress- oder Akteninformationen eingeblendet werden sollen, weil es sich z. B. um interne Anrufe handelt, können in einer eigenen Liste verwaltet werden. Sie können sowohl interne als auch externe Rufnummern auf diese Weise aus der Anruferidentifizierung herausfiltern.

Wahlwiederholung

Konnte ein Anruf nicht erfolgreich durchgeführt werden, können Sie eine Wahlwiederholung starten.

: Wahlwiederholung mit dem „Telefon-Assistenten"

Vorwahlnummern für preisbewusstes Telefonieren

Wenn Sie keinen sog. „Least-Cost-Router“ verwenden, können Sie im „Telefon-Assistent“ einzelnen Telefonnummern bestimmte Vorwahlnummern von Telefondienstanbietern zuordnen.